PC & Mudah Alih

Cara Mencari dan Menghapus Pendua di Helaian Google

Sekiranya anda pengguna Helaian Google biasa, anda mungkin menghadapi masalah di mana anda secara tidak sengaja menambahkan entri pendua ke dalam hamparan anda. Situasi ini boleh membuang set data yang telah anda kerjakan dengan bersungguh-sungguh. Anda mungkin tidak tahu bahawa kejadian itu berlaku, terutama ketika PC anda menjadi haywire atau ketika anda meletakkan trackpad pada komputer riba anda.

Walau apa pun, terlalu mudah untuk melewatkan sesuatu apabila terdapat banyak data dalam hamparan anda. Hasil biasa termasuk kesalahan pengiraan dan sel pendua yang sukar dikenal pasti ketika mencari sumber masalah.

Nasib baik, terdapat beberapa kaedah yang berbeza untuk menonjolkan pendua di dalam hamparan anda.

  • Gunakan Ciri Buang Pendua terbina dalam.
  • Gunakan sorotan untuk mencari pendua.
  • Salin sel unik dan pindahkan ke lembaran baru.
  • Gunakan pencari pendua pihak ketiga.
  • Buat Jadual Pangsi yang mengira pendua secara individu.

Proses di atas menjadikannya lebih mudah untuk mencari entri pendua tersebut sehingga anda dapat menghapusnya atau mengabaikannya jika sesuai tetapi bukan pendua. Inilah pilihan anda.

Gunakan Ciri Hapus Pendua Helaian Google

Sama ada anda cuba mencari pendua dalam satu lajur, dua lajur, atau keseluruhan lembaran kerja, ciri Hapus Penduaan dengan tepat membuang sel dengan data yang sama. Walau bagaimanapun, ketahui bahawa ia membuang semua pendua, walaupun tidak dikaitkan dengan data yang sama.

  1. Sorot lajur yang ingin anda periksa untuk data pendua.

  2. Di menu di bahagian atas, pilih Data, dan kemudian pilih Keluarkan pendua.

  3. Munculan dialog akan muncul. Tandakan kotak di sebelah setiap lajur dalam senarai yang ingin anda periksa, atau anda boleh mencentangnya Pilih semua,dan kemudian klik Keluarkan pendua.

  4. Helaian Google memaparkan berapa banyak salinan yang dijumpai dan dikeluarkan sehingga anda dapat memastikan prosesnya berjalan sebagaimana mestinya.

Menggunakan ciri "Cari dan Buang Pendua" bawaan Google Helaian adalah kaedah paling mudah untuk menghilangkan pendua, tetapi kadang-kadang, anda mungkin ingin menyemak salinannya sebelum mengeluarkannya. Cara yang baik untuk melakukannya adalah dengan penyerlahkan warna.

Sorot Pendua menggunakan Warna untuk Penghapusan Mudah

Ketika mengenal pasti kesalahan dalam spreadsheet anda, menggunakan sorotan untuk menyoroti maklumat yang salah adalah cara lain yang baik.

  1. Buka fail Helaian Google anda dan pilih lajur atau lajur yang ingin anda susun.

  2. Di bar menu di bahagian atas, pilihFormat.

  3. Di menu lungsur turun, pilih Pemformatan Bersyarat.

  4. Pilih julat yang anda inginkan dari menu baru yang muncul.

  5. Di bawah Peraturan Format, ubah bahagian drop-down yang bertajuk Format sel jika… ke Formula tersuai adalah.

  6. Tampalkan formula berikut ke dalam kotak yang terletak di bawah Formula tersuai adalah pilihan:

    = countif (A: A, A1)> 1.

  7. Di bawah Gaya pemformatan bahagian, pilih Isi ikon warna untuk menyerlahkan kandungan anda dengan latar sel kuning (atau warna yang anda pilih).

  8. Klik pada Selesai untuk menyimpan perubahan.

Spreadsheet anda sekarang akan menonjolkan sel pendua anda dengan warna yang anda pilih, dan anda boleh mengimbas pilihan untuk sebarang pendua.

Catatan: Sebaiknya sorot sel lajur bermula dengan baris 1 daripada memilih sel di tengah. Rumusnya tidak suka menggunakan baris 2 sebagai lajur pertama. Ia kehilangan beberapa pendua dalam bidang yang dipilih (A2: B9). Setelah baris 1 ditambahkan (A1: B9), ia menemui semua pendua. Lihat dua gambar di bawah.

Gambar # 1: menunjukkan pendua yang tidak dijawab ketika memilih sel baris 2 sebagai sel pertama (A2 dan B2):

Gambar # 2: menunjukkan semua pendua semasa memilih sel baris 1 sebagai sel pertama (A1 dan B1):

Pastikan pendua yang ada betul, kerana beberapa salinan sama sekali bukan salinan. Mereka boleh menjadi nombor yang sama untuk dua akaun yang berbeza, pengguna, pekerja, atau apa sahaja. Sebaik sahaja anda mengesahkan sel peniru yang tidak anda perlukan, padamkan sel tersebut. Akhirnya, anda boleh menutup menu pemformatan dan mengembalikan warna standard ke sel anda.

Salin Sel Unik di Helaian Google untuk Menghilangkan Pendua dengan Mudah

Sekiranya anda lebih suka menyusun data mentah anda secara automatik, yang terbaik adalah menyalin semua sel unik dan bukannya pendua. Proses ini memberikan penyaringan dan penapisan yang lebih pantas. Sekiranya anda yakin bahawa maklumat anda betul dan lebih suka membuang pendua, cuba kaedah di bawah.

  1. Buka dokumen Helaian yang ingin anda susun dan sorot lajur yang ingin anda edit. Proses ini akan merakam julat lajur untuk langkah seterusnya.

  2. Setelah menyerlahkan lajur, klik pada tempat kosong di mana anda mahu entri unik muncul. Tampalkan formula berikut di kotak input formula di bahagian atas dokumen: = UNIK ()

  3. Taip koordinat sel lajur asal di dalam kurungan, seperti: (A3: A9).

  4. Pukul Masukkan untuk memindahkan data baru anda ke lajur yang anda tetapkan sebelumnya.

Setelah selesai, anda boleh menyemak entri secara manual atau mengimport data anda ke dalam hamparan kerja anda.

Gunakan Alat Tambah Pihak Ketiga untuk Mencari dan Menghapus Pendua dalam Helaian

Terdapat pemalam dalam talian yang tersedia untuk digunakan dengan Helaian Google. Anda akan menemui alat tambah di Google Workspace Marketplace, termasuk alat untuk membuang entri pendua secara automatik.

Buang Pendua oleh Ablebits

Alat yang boleh digunakan yang dikenali sebagai Remove Duplicates by Ablebits membolehkan anda mencari pendua dengan cepat di seluruh lembaran maklumat atau dengan mencari hingga dua lajur sekaligus.

Anda boleh memindahkan, menghapus, dan menyerlahkan hasil. Alat ini merangkumi dua persediaan penyihir: cari dan hapus pendua dan cari sel atau kualiti unik dalam dokumen anda. Kedua pilihan ini memudahkan anda mengesan maklumat semasa anda pergi.

Secara keseluruhannya, menggunakan alat sihir untuk mencari maklumat anda mungkin bernilai dalam jangka masa panjang. Pernyataan ini terutama untuk pengguna yang terus mencari pendua dalam hamparan mereka dan lebih suka menghabiskan masa mereka dengan melakukan perkara lain.

Gunakan Jadual Pangsi untuk Mencari Baris Pendua dalam Helaian

Jadual pangsi adalah alat yang sesuai untuk melihat data dengan lebih dekat. Jadual pangsi tidak secara automatik menghapus sel pendua atau baris; ia memberikan perincian lajur mana yang mempunyai pendua sehingga anda dapat melihat data anda secara manual dan lihat apa yang perlu dikeluarkan.

Membuat jadual pangsi sedikit lebih terlibat daripada kaedah lain yang ditunjukkan dalam artikel ini. Anda mesti menambah jadual pangsi untuk setiap lajur untuk memastikan hasilnya seragam dan mengenal pasti pendua dengan tepat.

Catatan: Sekiranya anda tidak mempunyai nama lajur dalam hamparan anda, jadual pangsi tidak akan berfungsi dengan tepat untuk mencari pendua. Cuba tambahkan baris baru buat sementara waktu, dan kemudian namakan lajur menggunakan baris baru itu.

Berikut adalah langkah menggunakan jadual pangsi untuk mengenal pasti sel atau baris pendua.

  1. Pilih semua data jadual, kemudian pergi ke Data> Jadual Pangsi.

  2. Laraskan julat sel jika diperlukan, kemudian tekan Buat.

  3. Pilih Tambah sebelah Baris. Langkah ini akan memilih lajur untuk mencari pendua. Ya, anda betul membaca. Pilih lajur yang anda inginkan dari menu lungsur turun. Sekiranya anda kehilangan editor pangsi, klik pada sel yang diisi untuk membawanya kembali.

  4. Sekarang, pilih Tambah sebelah Nilai dan pilih lajur yang sama seperti di atas, tetapi tetapkan untuk diringkaskan oleh BANYAK atau NEGARA. Sudah semestinya menjadi lalai.

  5. Jadual pangsi baru akan mengenal pasti pendua, seperti gambar di bawah.

  6. Jika awak mahu melihat lajur yang berbeza, anda boleh buat semula langkah-langkah di atas (untuk mengekalkan hasil sebelumnya) atau buka semula editor jadual pangsi dan kemudian ubah jadual yang ada.

  7. Jadual pangsi akan berubah untuk menunjukkan penyesuaian baru.

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, kaedah pivot table sedikit lebih terlibat. Namun, ia memberi anda laporan khusus mengenai lokasi entri pendua anda, yang sangat berguna untuk melakukan analisis data. Untuk maklumat lebih lanjut mengenai penggunaan tabel pangsi, lihat tutorial TechJunkie tentang membuat, mengedit, dan menyegarkan jadual pangsi di Helaian Google.

Secara keseluruhan, sel pendua dalam Helaian Google dapat menimbulkan masalah dengan data anda jika anda tidak berhati-hati, terutama ketika berusaha menyusun maklumat kewangan ke dalam spreadsheet yang berguna.

Penyebab pendua yang paling biasa adalah:

  • Beberapa orang menambah pelanggan, invois, kategori, item dan lain-lain yang sama.
  • Import data ditambahkan ke data yang sudah ada untuk kali kedua.
  • Tindakan salin / tampal tambah entri pendua.

Nasib baik, mengenal pasti, membuang, dan menghapus sel data yang serupa sangat mudah di Helaian Google, sesuatu yang positif jika anda terus berurusan dengan spreadsheet dalam aliran kerja harian anda. Sekiranya anda mencari sesuatu untuk menyusun kandungan anda dengan lebih baik, anda sentiasa boleh menggunakan alat tambah seperti Remove Duplicates by Ablebits untuk memastikan maklumat anda disusun dengan baik dan teratur.

Mengakhiri

Adakah anda mempunyai pengalaman, petua, atau pertanyaan tentang penggunaan kaedah yang disebutkan dalam artikel ini? Beritahu kami di bahagian komen di bawah.