Sebilangan besar perniagaan moden bergantung pada e-mel untuk komunikasi. Kehilangan akses ke e-mel, atau lebih buruk lagi keseluruhan akaun e-mel, boleh membawa kehancuran. Menyandarkan e-mel Outlook adalah salah satu kaedah terbaik untuk mendapatkan ketenangan kerana mengetahui bahawa e-mel disimpan di beberapa lokasi pada peranti anda dan tidak boleh hilang dengan mudah.
Dalam artikel ini, kami akan menerangkan cara membuat sandaran e-mel Outlook dengan beberapa cara yang berbeza.
Cara Membuat Sandaran dan Eksport Semua E-mel Outlook
Salah satu cara terpantas untuk membuat sandaran semua e-mel Outlook anda adalah dengan menggunakan format fail .pst bersepadu. Microsoft Outlook dan Microsoft Exchange secara eksklusif menggunakan fail PST untuk menyimpan e-mel, maklumat dan alamat hubungan, dan acara kalendar. Fail PST statik dapat digunakan sebagai sandaran untuk e-mel dan maklumat hubungan Outlook semasa anda, dan Outlook akan dapat mengaksesnya walaupun di luar talian.
Inilah cara membuat sandaran e-mel anda ke fail .pst:
- Buka Outlook anda, kemudian tekan "File."
- Di menu, pilih "Buka & Eksport."
- Klik pada butang "Import / Export".
- Sistem akan kembali ke skrin Outlook utama anda dan memunculkan Import / Export Wizard untuk membimbing anda melalui proses eksport.
- Di Wizard, pilih pilihan "Eksport ke fail" dari senarai, kemudian klik "Seterusnya."
- Pilih "Outlook Data file (.pst)" ketika diminta untuk memilih jenis file, kemudian klik "Next."
- Anda kemudian akan diminta untuk memilih folder yang akan dieksport. Anda boleh memilih akaun e-mel anda untuk mengeksport semua folder yang berkaitan dengannya, termasuk data kenalan dan kalendar. Klik "Seterusnya" apabila anda berpuas hati dengan pilihan anda.
- Pilih jalan alamat di mana fail sandaran disimpan. Ingat jalan tersebut sehingga anda dapat mengaksesnya kemudian.
- Adalah idea yang baik untuk menukar nama fail (bahagian terakhir jalan). Secara lalai, ia adalah "backup.pst."
- Sekiranya anda menyimpan fail sandaran di jalan lalai, pilih sama ada anda mahu item pendua.
- (Pilihan) Anda dapat kembali ke dialog sebelumnya, mungkin untuk mengubah pilihan folder, dengan menggunakan butang "Kembali".
- Tekan "Selesai" untuk memulakan proses eksport.
- Outlook akan meminta anda membuat kata laluan. Ini boleh menjadi penting untuk keselamatan, tetapi anda tidak perlu memasukkan kata laluan.
- Anda dapat mencari fail yang diekstrak di lokasi yang anda tentukan untuk jalur fail. Anda kini boleh memindahkan atau menyalin fail ke tempat lain.
Cara Mengakses E-mel Outlook yang Dieksport
Setelah mengeksport fail, anda mungkin tertanya-tanya bagaimana mengaksesnya kemudian. Outlook memudahkan untuk membuka sandaran dan mengembalikan e-mel anda ke titik waktu yang disimpan. Inilah yang perlu anda lakukan:
- Cari fail sandaran. Perhatikan lokasi dan laluan failnya.
- Buka Outlook.
- Tekan "File", kemudian klik "Open & Export".
- Di menu di sebelah kanan, pilih "Buka Outlook Data File."
- Ini membuka Penjelajah Fail. Pergi ke fail sandaran. Klik di atasnya, kemudian pilih "Buka."
- Sistem akan mengembalikan anda ke skrin Outlook utama.
- Pada menu navigasi di sebelah kiri, tatal ke bawah hingga anda melihat "Data Outlook." Kategori ini mengandungi item yang diambil dari fail sandaran.
- Kategori ini mengekalkan sistem pemformatan dan folder asal.
- Anda boleh menyeret dan melepaskan e-mel untuk memindahkannya ke fail lain.
Kini anda mempunyai akses ke e-mel yang disandarkan.
Cara Menyimpan E-mel Outlook Tunggal dengan Cepat
Kadang-kadang, anda tidak mahu kerumitan menyimpan semua e-mel dan membuka Outlook sekali lagi apabila anda hanya memerlukan satu atau beberapa e-mel tertentu. Nasib baik, ada beberapa penyelesaian pantas untuk menyimpan satu e-mel dari Outlook.
Kaedah 1 - Simpan secara Langsung ke Folder
- Buka Outlook.
- Buka File Explorer dan arahkan ke tempat anda ingin menyimpan e-mel. Anda mungkin perlu meletakkan Outlook dan File Explorer dalam mod berjendela dan memindahkannya untuk akses yang lebih mudah.
- Seret e-mel yang ingin anda simpan dari Outlook ke folder.
- Outlook akan menyimpan e-mel secara automatik dalam format "Item Outlook".
- Klik dua kali e-mel yang disimpan untuk membukanya di Outlook.
Kaedah 2 - Simpan sebagai TXT atau HTML
- Buka e-mel yang ingin anda simpan di Outlook.
- Pilih "Fail", kemudian pilih "Simpan Sebagai."
- Penjelajah Fail akan muncul. Pilih jalan di mana anda mahu menyimpan e-mel. Di bahagian bawah Penjelajah Fail, klik pada anak panah di sebelah "Simpan sebagai jenis." Pilih "Hanya Teks" untuk disimpan dalam format .txt atau "HTML" untuk menyimpan e-mel sebagai fail .html.
- Setelah disimpan, e-mel dapat diakses dengan editor teks anda (seperti Notepad) jika ada di .txt, atau penyemak imbas anda jika disimpan sebagai .html.
Menyimpan e-mel dengan cara ini tidak menyimpan lampiran, jadi pastikan untuk memuat turunnya, ganti nama mereka jika perlu, dan simpan di samping e-mel untuk akses kemudian.
Kaedah 3 - Gunakan Tangkapan Skrin untuk Menyimpan Gambar
Anda juga dapat menggunakan perisian tangkapan layar untuk menyimpan isi e-mel sebagai gambar. Kaedah ini berguna untuk merujuk kandungan e-mel dalam bentuk komunikasi lain, kerana gambar mudah disematkan ke e-mel dan mesej lain.
Sekiranya anda menggunakan Windows, versi yang lebih baru disertakan dengan perisian tangkapan skrin yang telah dipasang sebelumnya, bernama Snipping Tool (pada perangkat yang lebih lama) dan Snip & Sketch. Sebagai alternatif, anda boleh menggunakan butang Cetak Skrin pada papan kekunci anda, kemudian tampal gambar di Cat.
Untuk peranti Mac, prosesnya serupa. Gunakan jalan pintas Ctrl + Command + 4 untuk membuka fitur tangkapan skrin bersepadu, kemudian seret pemilihan silang untuk menutup kawasan di atas e-mel untuk menyimpannya.
Untuk Linux, anda dapat mencari pelbagai perisian tangkapan skrin yang tersedia untuk dimuat turun, yang dapat digunakan untuk menyimpan e-mel sebagai gambar. Sebagai alternatif, model berasaskan GNOME mempunyai utiliti Tangkapan Layar bersepadu dalam menu Aplikasi> Aksesori. Beberapa versi OS Linux akan bertindak balas terhadap butang Cetak Skrin pada papan kekunci anda, seperti pada sistem Windows.
Bagaimana Saya Mengeksport Semua Alamat E-mel di Outlook?
Sekiranya anda ingin mengeksport senarai kenalan anda (yang mengandungi alamat e-mel kenalan anda dan juga maklumat lain), anda boleh menggunakan langkah yang serupa dengan cara anda mengeksport e-mel. Walau bagaimanapun, maklumat hubungan boleh disimpan dalam format fail lain yang lebih mesra pengguna dan dapat dibuka di Excel untuk manipulasi dan penyuntingan yang cepat. Inilah yang perlu anda lakukan:
- Buka Outlook.
- Pilih Fail> Buka & Eksport> Import / Eksport.
- Dalam Wizard Import / Eksport, pilih "Simpan sebagai fail."
- Pilih "Nilai dipisahkan koma (.csv)" ketika diminta untuk memilih jenis fail.
- Di menu pemilihan folder, pilih folder "Kenalan" di bawah akaun anda.
- Sahkan laluan fail, atau ubah mengikut keperluan. Namakan fail seperti yang dikehendaki.
- Tekan "Selesai" untuk memulakan proses eksport.
- Dialog Import / Eksport akan ditutup apabila prosesnya selesai.
Fail .csv yang dieksport boleh dibuka di Excel. Ia akan memaparkan jadual besar dengan maklumat hubungan. Anda mungkin akan mempunyai banyak sel kosong, dan ini adalah perkara biasa. Anda boleh menggunakan Excel untuk mengedit data, walaupun memasukkan konten tambahan mungkin membuatnya tidak dapat dibaca untuk Outlook sekiranya anda perlu mengimport file nanti.
Anda boleh menggunakan fail ini pada peranti lain atau perkhidmatan e-mel untuk mengimport maklumat hubungan.
Bagaimana Saya Menyimpan Berbilang E-mel Outlook ke Komputer Saya?
Sekiranya anda ingin menyimpan lebih daripada satu e-mel pada satu masa, tetapi tidak memerlukan keseluruhan pustaka e-mel anda, ada cara untuk memilih beberapa e-mel untuk disimpan sekaligus. Inilah yang perlu anda lakukan:
- Buka Outlook.
- Pilih e-mel yang ingin anda simpan. Tahan Ctrl dan klik pada mel untuk memilihnya satu per satu, atau tahan Shift untuk memilih sekumpulan e-mel antara klik pertama dan kedua.
- Pergi ke Fail> Simpan Sebagai.
- Dalam kotak dialog, pergi ke folder tempat anda ingin menyimpan e-mel, beri nama fail yang anda inginkan, dan pilih "Teks Saja" sebagai format untuk disimpan.
- Outlook akan menyimpan semua e-mel yang dipilih dalam satu fail .txt. Anda boleh menggunakan editor teks anda untuk mengaksesnya.
Sekiranya anda ingin menyimpannya dalam fail .txt yang berasingan, anda perlu menyimpan setiap e-mel secara berasingan. Plugin Outlook tambahan yang tersedia dalam talian dapat memperluas ciri ini untuk menyimpan e-mel dalam format .txt atau format fail yang berasingan.
Pandangan Baru pada Outlook
Dengan ciri eksport bersepadu Outlook, anda boleh membuat sandaran dan memulihkan e-mel sekiranya anda kehilangan akses ke akaun e-mel anda, sama ada kerana kata laluan yang hilang atau diretas. Dengan komunikasi dalam talian yang begitu lazim, meluangkan masa beberapa minit anda untuk membuat sandaran e-mel secara berkala dapat menjimatkan sakit kepala anda dari mencari fail yang hilang.
Berapa kerap anda mengeksport e-mel Outlook? Beritahu kami di bahagian komen di bawah.
